QUE SON
Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten reunir, procesar, almacena y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.
Además los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores:
- a analizar problemas,
- visualizar aspectos complejos,
- crear productos nuevos.
Los sistemas de información contienen información acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de su organización o en su entorno.
Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información porque éstos desempeñan un rol crucial en las organizaciones. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen. Estos sistemas desempeñan un rol estratégico en la vida de la Cía. La responsabilidad por los sistemas d información no puede delegarse a quienes toman las decisiones técnicas.
ESTRUCTURA
El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
1.-La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Las actividades básicas que realizan los sistemas de información son: entrada, procesamiento, salida, retroalimentación y control de información
- Elementos de entrada (inputs), que son los recursos que ingresan al sistema para ser procesados. Por ejemplo: materias primas, energía, datos, y demás.
- Procesamiento, que comprende los procesos de transformación que convierten los elementos de entrada en elementos de salida. Ejemplos: procesos industriales, cálculos matemáticos, potabilización y tratamiento de aguas, y demás.
- Elementos de salida (outputs) es la transferencia de elementos que han sido generados mediante un proceso de transformación hacia su destino final. Ejemplos: productos terminados, servicios prestados, información procesada, agua potable, etc.
- Retroalimentación, que se refiere a la comunicación de los resultados y consecuencias de las acciones y decisiones a quien las origina. Por ejemplo si se considera el área de operaciones de la EPSA como un sistema, la información consolidada de calidad del agua potable constituye la retroalimentación para la Gerencia de Operaciones Técnicas.
- Control, que comprende el monitoreo del desempeño del sistema y la evaluación de la retroalimentación para verificar los resultados alcanzados y compararlos con los previstos, determinar las desviaciones, también adoptar las medidas correctivas necesarias para regular la acción y asegurar el cumplimiento de objetivos
PLANEACIÓN Y CONTROL
En una organización todas las funciones gerenciales; como Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño en la empresa. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
DESARROLLO
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos
NECESIDADES
Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:
§ Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
§ Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
§ Relevancia: Reducción de costos.
FACTORES
Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas
seguirán una serie de pasos para obtener una visión general del sistema de
información, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo
EN LAS PYMES
Los sistemas de información de una organización de acuerdo con Senn (1998) y Montilva (1999), demarcan lo que ocurre en el entorno general de las PYME, en el hecho de que la pequeña y mediana empresa utiliza escasamente los SIG, caracterizado para realizar automáticamente parte del proceso o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la acción a tomarse, para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento.
Por ello, tal como
lo manifiesta O'Brien (2001) se hace necesario considerar la información en las
PYME con las dimensiones de tiempo, contenido y forma. Todo por el efecto que
produce el incremento de la competencia en los mercados nacionales e
internacionales, tal como lo señala Tomabell (1999), la globalización de los
mercados los obliga ahora a estar más pendiente de los acontecimientos en cualquier
parte, como están sus clientes y competidores; es decir, requieren más y mejor
información.
Ante esta
situación, las PYME deben responder a las necesidades del mercado en forma
rápida y creativa, integrándose en conglomerados o redes de empresas para
sopesar y dar respuesta a los eventos suscitados y ante la presencia de una
crisis en todos los órdenes en el ámbito nacional, donde un eficiente sistema
de información gerencial puede conducir a generar un entorno de éxito en
tiempos de crisis.
Las PYME para dar respuesta a la competitividad internacional, nacional, regional y local, así como asimilar y protegerse del fenómeno de la crisis requiere de una tecnología de información adecuada al tamaño y naturaleza de su organización para crear las mejores condiciones de su crecimiento, por lo cual la información que deben tener, tanto interna, como externa, debe ser de calidad
Todo ello en el marco de una disposición adecuada del sistema de
información gerencial que deberían tener las PYME, donde el basamento de la
información contenida conlleva a la puesta en práctica de manera eficiente del
proceso de toma de decisiones, de cara a la crisis suscitada y vivenciada en el
país, pero bajo un enfoque y una predisposición conductual de sus integrantes,
tanto directivos como personal adscrito a las mismas, vía focalizada al éxito
gerencial.
PASOS PARA ANALIZARLOS
Los pasos para analizar los SIG:
1. Identificar a todos aquellos que están
utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo
de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
3.- Identificar la información que se requiere para
ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y
eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
4.-Determinar cuáles de los formularios y
procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar
la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las
necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.
5.-Revisar todos los formularios y procedimientos
existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o
preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o
computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean
más útiles a los diferentes trabajadores
7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la
exactitud de los datos.
8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de
nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para
recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
9.-Optimizar un sistema de
información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.
